Doba ma stały, nienegocjowalny zestaw godzin. Jedynym ratunkiem przed przeciążeniem obowiązkami jest ich delegowanie. Zarządzanie poprzez delegowanie – uprawnień, zadań, obowiązków – to jedna z podstawowych czynności organizacyjnych, o której powinien pamiętać każdy menedżer. Umiejętne korzystanie z tego narzędzia może mieć istotny wpływ na wzrost efektywności całego zespołu. Czym jest situational leadership i jak wykorzystać jego potencjał?
Czym jest delegowanie obowiązków?
Delegowanie obowiązków można określić jako częściowe przekazanie władzy pracownikom. Zadaniem menedżera jest wyznaczenie pracownikom celu i pozostawieniu wolnej ręki w kwestii jego osiągnięcia. Wiąże się to także z przekazaniem uprawnień oraz odpowiedzialności za wykonanie. Delegowanie obejmuje również kontrolę osiąganych postępów oraz całego procesu, jednak reakcja powinna mieć miejsce tylko w przypadku istotnych zastrzeżeń.
Zlecenie a delegowanie – różnica
Delegowanie zadań nie polega na wydaniu gotowych poleceń i instrukcji, narzuceniu swojego sposobu myślenia, braku możliwości wykazania się, silnej ingerencji ze strony kierownictwa. W takiej sytuacji możemy mówić co najwyżej o zleceniu, w którym pracownik jest jedynie wykonawcą nieswojej wizji. Nie ma to zbyt wiele wspólnego z prawdziwym delegowaniem.
Nie oznacza to, że pracownik, któremu oddelegowano pewien zakres obowiązków, może być pozostawiony bez pomocy. Nowe obowiązki, w szczególności na początku, mogą być problematyczne, a brak możliwości konsultacji spotęguje uczucie stresu. Niezależnie od charakteru zadania, pracownik powinien wiedzieć, że w razie potrzeby ma na kogo liczyć.
Jak skutecznie delegować zadania w firmie?
Zarządzanie poprzez delegowanie jest obarczone pewnymi trudnościami. Ze względu na złożoność tego zagadnienia, warto zapoznać się z najczęstszymi problemami i podstawowymi zasadami delegowania zadań.
Dlaczego menedżerowie nie delegują obowiązków?
Brak zaufania do pracowników to jeden z najczęstszych powodów, przez który menedżerowie niechętnie delegują obowiązki. Wbrew pozorom delegowanie to nie jest zwykłe przydzielanie zadań, a dzielenie się władzą z innymi, ponieważ od momentu oddelegowania to pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za realizację zadania.
Aby praca została wykonana co najmniej na tym samym poziomie, pracownik musi zostać do tego przyuczony, a to z kolei wymaga czasu i pieniędzy. W krótkiej perspektywie bardziej efektywne może okazać się poświęcenie własnego czasu. Długofalowo takie podejście może okazać się zgubne – między innymi wtedy, gdy kierownik będzie niedyspozycyjny – a niewyciągnięcie wniosków z takiej sytuacji będzie pogłębiać problemy organizacyjne.
Ostatnim, lecz równie ważnym powodem niechęci do delegowania zadań, jest utrata statusu “osoby niezastąpionej”. Wiąże się z tym obawa przed utratą władzy, stąd u niektórych osób można zauważyć potrzebę kontroli całości zadań, nawet kosztem czasu wolnego. Podobnie jak w powyższym przypadku, w dłuższej perspektywie takie podejście może powodować straty.
Zasady delegowania zadań w firmie
Delegowanie obowiązków jest obarczone pewnymi zasadami. Ich zastosowanie zwiększa szanse na pomyślne zakończenie procesu wdrażania pracownika.
Pracownik, który otrzymuje informację o możliwości przejęcia nowych obowiązków, może na nią zareagować w dwojaki sposób. Pierwszym – najbardziej pożądanym z perspektywy kadry kierowniczej – jest zgoda. W przypadku, gdy pracownik odmówi swojemu przełożonemu, także powinno się to uszanować.
Nowe obowiązki czekające na pracownika powinny być zgodne z jego kwalifikacjami pracownika. Każdy z nich powinien mieć określony priorytet – tak, aby w pierwszej kolejności realizowano najważniejsze zadania. Jeśli okażą się one zbyt trudne – zadaniem kierownika jest pomóc, ale nie całkowicie wyręczyć.
W pewnych sytuacjach pracownik będzie osobą decyzyjną. Warto określić ramy tej decyzyjności, bo dzięki temu pracownik będzie wiedzieć, w jakich sprawach nie musi konsultować się z przełożonym.
Zalety delegowania
Jeśli masz więcej pracy, niż jesteś w stanie wykonać – powinieneś rozważyć oddelegowanie części swoich zadań. Bardzo możliwe, że z tego powodu zaniedbujesz istotne zadania, mające kluczowy wpływ na działanie biznesu. Odciążenie od niektórych obowiązków sprawi, że będziesz mógł bardziej skupić się na tym, co najważniejsze.
Zaletą delegowania z perspektywy pracowników jest możliwość rozwinięcia się w nowych dziedzinach. Pod względem rozwoju zawodowego takie doświadczenia są niezwykle cenne. Pracownicy w ten sposób mogą wykorzystać szerszy zakres wiedzy i umiejętności.
Delegowanie pracy w dół
Delegowanie pracy w dół najczęściej obejmuje zadania rutynowe, cyklicznie powtarzające się, oraz wymagające specjalistycznych umiejętności. Czynnikiem wpływającym na efektywność tego procesu jest znajomość swojego zespołu. Nie chodzi wyłącznie o ogół, ale także o indywidualne predyspozycje każdego z pracowników. Im lepsza znajomość swojego zespołu, tym trafniejsze decyzje w zakresie delegowania.
Delegowanie pracy w górę
Zadania przekazane pracownikom mogą okazać się zbyt trudne do realizacji. Takie sytuacje są stresujące i wpływają negatywnie na pewność siebie, a także na motywację. Warto się na to przygotować i zawczasu umożliwić pracownikowi zgłaszanie takich problemów.
Delegowanie zadań powinno działać sprawnie w obydwie strony. Nie można dopuścić do sytuacji, w której pracownika obarcza się kolejnymi obowiązkami, jednocześnie nie dając mu możliwości odciążenia się. Wpływa to negatywnie na motywację i może powodować u pracowników wypalenie zawodowe, które może wystąpić niezależnie od branży.
